昆山登云科技职业学院总务处采购办法
生效日期：2009年6月12日
2011年11月10日修正
第一章 总则
第一条 为持续增进学院之长期发展与成长，达到有效执行采购预算及撙节经费，谋求采购作业之合法、合理与专业化，以期资金经费达到最有效管控与运用，爰统合工程、财物及劳务之采购项目并由总务处采购组及营缮组统一办理发包事宜，特订定本办法。
第二条
凡学院工程之定作、财物之买受、定制与承租、劳务之委任与雇佣等，皆属于总务处采购组业务范围。
一、
工程指在地面上下新建、增建、改建、修建、拆除构造物与其所属设备及改变自然环境之行为，包括建筑、土木、水利、环境、交通、机械、电气及其它经业管理单位认定之工程。
二、
财物指各种物品、材料、设备、机具、图书信息、仪器与其它动产、不动产、权利及其它经业管单位认定之财物。
三、
劳务指专业服务、技术服务、信息服务、研究发展、营运管理、维修、训练、劳力及其它经业管单位认定之劳务。
四、
采购兼有工程、财物、劳务二种以上性质，难以认定其归属者，按其性质所占预算金额比率最高者归属之。
第三条
采购之方式依据金额大小、数量多寡及采购目的操作，可区分成学院招标采购或比价、议价采购。
采购程序分成五阶段：
第二章 请购
第四条
各单位根据需求及学年度预算与项目，填写请购申请单及论证报告，随附需求规格书(含图说之规格、型式及数量)；如指定采购厂商，须加附限制性招标申请书并依规定提供相关证明文件说明。
第五条
各项请购申请案，经单位一级主管或系主任签核，一级主管或院长复核，认可其采购需求后，并送财务处核定，并依请购金额核准权限执行请购。
第三章 核准
第六条
各单位请领或申购财物及设备核准流程与权限如下：
一、
请领一般性办公用品：由单位填写领料单，经二级主管(副系主任或系秘书)签名后至总务处领取。
二、
申购特殊性办公用品或教学仪器设备：由单位提出申请报告(教学设备需附加论证报告)，经单位一级主管签名后陈请分管院长(教务管理)审核；分管院长审核通过者，需会签财务处以确保学院资金合理运用；财务处同意该项采购符合学院资金规划后，由申购单位送至总务处方算完成申请；总务处填具采购审核表送至分管院长处审批，经总务处分管院长签字同意后方可启动购买流程。
第七条 未编有明确预算项目之请购(紧急需求或高金额)，必须以签呈形式呈送院长办公会议申请审核，获核可定案后执行。
第八条 请购项目如有特殊情况，无法招标或比价者，得采限制性招标，径行邀请一家厂商议价。前项特殊情况包含牵涉独家代理、采购之设备仅有独家厂商经营、专利、著作权、规格需求必须指定一家厂牌、其它机构让售、紧急采购及修缮等。特殊情况之核定，由请购单位另填写限制性招标申请书并提供相关证明文件。
第四章 采购
第九条 请购金额未达人民币三万元者，请购核准后，由总务处自行比价、议价，报分管院长同意后购置；请购金额达人民币三万元以上者，由总务处采购组办理招标采购事宜。采购单位不得以分批采购方式规避本采购办法之规范。
第十条
采购方式
一、
请购金额总价未达人民币三万元者，由总务处询取三家以上报价单(申购单位得提供建议商家名单)，经比价、议价后，报请分管院长同意后进行采购。
二、
请购金额在人民币三万元以上，未达人民币十万元者，由采购组公开招标，由分管副院长或其授权人员签订底价及主持开标，经公开竞标与比价、议价后，制作会议记录，方可进行采购。
三、
请购金额在人民币十万元以上者，除依前款规定外，由校长或其授权人员签订底价及主持开标，经公开竞标与比价、议价后，制作会议记录，方可进行采购。
第十一条
办理公开招标，等标期不得少于下列期限：
一、
请购金额在人民币三万元以上，未达人民币十万元者：七日。
二、
请购金额在人民币十万元以上，未达人民币五十万元者：十四日。
三、
请购金额在人民币五十万元以上，未达人民币一百万元者：二十一日。
四、
请购金额在人民币一百万元以上者：二十八日。
公开招标案于等标期截止后流标、废标、撤销决标或解除契约，并于其后三个月内重行招标且招标文件内容未经重大改变者，等标期不得少于下列期限：
一、 请购金额在人民币十万元以上，未达人民币五十万元者：三日。
二、 请购金额在人民币五十万元以上者：七日。
第十二条
办理具特定对象之邀标，参与厂商不得少于三家。
第十三条
决标方式
一、公开招标：请购金额达人民币十万元以上者需采用公开招标。厂商应于截标期限内将标单密封送交总务处采购组，由学院评标小组进行公开开标，主持人宣布开标后，采购组即审查合格投标厂商是否达三家以上，未达三家则宣布流标；第二次招标，不受三家厂商之限制，公开招标开标时以最低价并达底价者为得标，若全部投标者均未达底价，则最低报价者优先减价，如仍未达底价者，则全部重新减价，若连续减价三次均无法达底价以下，则宣布流标。
二、无法订定底价者，可依最有利标方式决标。最有利标决标方式依个案状况及政府采购法最有利标相关规定与原则项目办理之。
第十四条
合格供应厂商
一、持有政府核发之公司执照与营利事业登记证及当期完税证明，且最近三年内无不良记录者。
二、曾参与本校采购交易且无不良记录者。
第十五条
采购金额达人民币三千元以上之工程、财物及劳务采购，均应订定合约。
第十六条
总务处执行各项采购/工程发包作业签订合同时，用印单位公章必须使用“登云学院公章”方属有效合同。严格禁止以单位公章取代学院章签订合同。
第十七条
签订合同时，总务处承办人填写“学院用印申请单”，分管院领导签字同意后，可至院办申请用印。
第十八条
工程采购在施工中需求单位有追加工程之需求时，应依本采购办法办理。
第五章 验收
第十九条
验收应依验收单、规格书及合约内容标准进行验收，其权责如下：
一、 由承办单位(总务处)负责联系得标厂商、请购单位(使用单位)、保管组及财务处，于指定时间及地点办理验收程序。
二、 财物采购由采购及申购单位负责抽查(验)厂商履约结果有无与契约、图说或货样规定不符，并决定不符时之处置，保管组协同验收，财务处负责监视验收之程序是否依照规定进行。验收合格完成后叙明验收情形，并请相关人员签章，依程序续办核销事宜。
三、 工程采购之验收，由工程主办单位会同规划设计监造单位(如无则免)负责抽查(验)厂商履约结果有无与契约、图说或货样规定不符，并决定不符时之处置，需求单位及保管组协同验收，财务处负责监视验收之程序是否依照规定进行。验收合格完成后叙明验收情形，并请相关人员签章，依程序续办核销事宜。
四、 单位办理验收，厂商未依通知派代表参加者，仍得为之。验收前之检查、检验、查验或初验，亦同。
第二十条
劳务采购得免附验收单。由总务处详列说明及清单，呈送分管院领导审核。
第二十一条
分批交货或长期合约购案之验收方式于其合约中明订之。
第二十二条
承租、劳务或雇佣等之评估考核（定期／不定期）于劳务采购契约与规范上明订之。
第二十三条 采购项目含质保期者，于合约中详订之(质保期限、质保内容与范围)。
第二十四条
采购项目在质保期间内，厂商售后服务不佳者，申购(使用)单位得随时以书面方式送至总务处列入“拒绝往来名单“，作为日后求偿及拒绝往来之依据。
第二十五条
工程采购由总务处派专人负责监督厂商工程进度及工作报告。
第六章 核销
第二十六条
核销其权责如下：
校内款由采购单位会同财务处办理核销程序。
第二十七条 办理核销应备妥下列凭证，经单位各级主管签核并会财务处后，呈报财务分管院长核准。
一. 将厂商发票黏贴于粘贴凭证上。
二. 检附已核准之采购审批单等原始文件。
三. 原始估价单或厂商报价单。
四. 招标记录。
五. 验收单。
第七章 稽核
第二十八条
采购案件之执行，财务处得不定期稽核，必要时分管院长得邀请专家进行查核。
第八章 附则
第二十九条 采购业务回避
一、承办、监办采购人员对于与采购有关之事项，涉及本人、配偶、三亲等以内血亲或姻亲，或同财共居亲属之利益时，应行回避。
二、各级主管以上人员发现承办、监办采购人员有前项应行回避之情事而未依规定回避者，应令其回避，并另行指定承办、监办人员。
三、厂商或其负责人与各级主管以上人员有第一款之情形者，不得参与本校之采购。
四、承办、监办采购人员，应回避与相关业务有利益关系之人员私下接触。
第三十条
本办法经院长办公会议通过，陈请院长核定后发布实施，修正时亦同。
