首页 · 新闻中心 · 规章制度

昆山登云科技职业学院采购管理办法

作者:总务处  发布于:2020-12-30 04:10:49  浏览: 168529次   分享至:

第一章

第一条  为进一步加强学校采购管理,规范采购流程,有效执行采购预算,提高资金使用效益,根据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国政府采购法实施条例》、《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国招标投标法实施条例》等相关法律法规,结合学校实际,制定本办法。

第二条 本办法所称采购,是指使用学校财政性资金、自筹资金和其他资金,采用购买、租赁、委托、雇用等方式有偿取得货物、工程和服务的行为。

第三条   学校采购项目包括机械设备类、工程类、服务类采购、办公及耗材类。

    设施设备类采购,只要是指教学科研设备、实验器材、家具、校园基本建设所需配套的设施、设备、车辆等。

工程类采购,主要是指建设工程,包括建筑物和构筑物的新建、改建、扩建、装修、拆除、修缮等;以及与建设工程相关的勘察、设计、施工、监理等。

服务类采购,主要是指工程和货物以外的其他采购对象,主要包括信息网络开发服务、运输服务印刷服务、各类保险、物业管理、绿化养护、房屋租赁等。

办公及耗材类采购,主要是指各种形态和种类的物品,办公用品、药品、图书、教材、军训服装、学生公寓用品、劳保用品、教学耗材、维修耗材等。

第四条  采购依据金额大小、数量多寡、涉及师生重大利益等项目等,主要分为招标(邀标)采购、询价议价、单一来源采购。

第五条  采购实施条件:

(一)采购项目已批准立项;

(二)经费预算已经落实;

(三)具体承办部门或者使用单位管理权责、归属已经确定;

第六条   学校各类货物、工程及服务类项目,达到学校集中采购规定标准的,不论资金来源,必须经学校总务处或总务处委托招投标中心进行招投标采购;易耗及办公用品原则采取领用制。

第七条  任何部门和个人不得将依本办法必须进行集中采购的项目化整为零,或者以其他任何方式规避集中采购。

第二章 采购相关部门及职责

第八条 总务处是学校具体负责采购工作的职能部门,其主要职责是:

(一)贯彻国家采购法律法规,拟订学校有关采购的规章制度;

(二)落实执行学校、各部门采购计划,落实询价议价等采购活动;

(三)根据招投标管理办法,向招投标中心委托招投标采购;

(四)做好校园采购过程性资料的整理和归档工作;

(五)完成董事会和学校交办的其他工作。

第九条 采购项目申购部门(以下简称“申购部门”)是指提出采购需求的各二级学院、通识中心等教学单位,以及各职能部门,其主要职责是:

(一)负责采购项目立项前调研论证、采购计划申报等准备性工作;

(二)向业务主管部门(见第十条)提交采购项目立项申请,提出供应商资质条件、采购文件核心技术指标、验收标准等要求,建议技术参数评标办法,提供调研或潜在供应商名单等;

(三)协助业务主管部门做好采购项目的立项论证工作;

(四)负责采购文件技术参数内容的答疑;

(五)负责供应商勘察现场,接受供应商相关咨询;

(六)会同采购业务主管部门、总务处做好采购项目验收。

第十条  采购项目业务主管部门(以下简称“业务主管部门”),是指采购业务归口和预算归口管理部门,项目业务主管部门的主要职责是:

(一)贯彻落实国家有关招标采购工作的法律法规、上级规定和学校规章制度,制订本归口权限范围内的采购管理实施细则;

(二)负责对归口管理范围内的采购项目实施过程进行监管;

(三)编制本归口范围内的年度采购计划;

(四)审核采购需求及预算;

(五)组织归口范围内采购项目的需求论证工作;

第三章 采购形式及限额标准

第十一条  学校采购形式采用集中采购、部门自行采购、定点协议采购相结合的方式。

第十二条 学校集中采购:单笔在1000元以上固定资产采购、办公用品采购。集中采购一般采用招投标、询价议价、单一来源采购等方式进行。

(一)招投标采购是指学校以招标公告的方式或投标邀请书,邀请不特定或特定供应商(不少于3家)参加投标的方式。符合下列情形之一的,应采用招投标方式采购:(具体详见《昆山登云科技职业学院招投标管理办法》)

1. 单笔采购、工程或合作项目涉及金额在20万及以上的项目;

2. 单笔采购、工程或合作项目涉及金额在10万元以上,总务处认为通过招投标更有利于学校权益的采购项目,并经分管采购和招投标分管校领导同意后进行招投标采购;

3. 采购、工程或合作项目涉及师生重大利益的项目,经分管采购和招投标分管校领导同意后进行招投标采购。

(二) 询价议价是指单笔采购、工程或合作项目涉及金额在20万及以下的项目,学校通过与多家供应商(不少于2家)进行询价议价,最后从中确定合作供应商的一种采购方式。符合下列情形之一的,适用询价议价方式采购:

1. 招标后没有供应商投标或没有合格供应商投标,或重新招标未能成立的;

2.技术复杂或性质特殊,不能确定详细规格或具体要求的;

3.采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。

(三)单一来源采购是指学院向唯一供应商进行采购的方式。符合下列条件之一的,可以采用单一来源方式采购:

1. 必须保证原有采购项目一致性或服务配套的要求,需要继续从原供应商处添购的;

2. 上级管理部门因管理上的需要指定配置的设备或软件;

3. 申购单位有合理特殊要求的。

第十三条 部门自行采购:低值易耗及办公用品原则采取领用制,未作统一采购的非固定资产及工程、服务类、单笔10000元以下教学耗材,单笔1000元以下小额办公设备采购,各单位可自行采购。一般应通过京东自营、苏宁易购或大型平台超市采购,财务处负责票据审核。

10000元以上教学实训耗材或技术专业性要求复杂、橱窗展板等特殊设计产品采购,须填写《昆山登云科技职业学院委托采购申请表》,向总务处申请委托采购,经同意后,可自行采购。

不允许自行采购项目为:

1.工程类项目:包括建筑物和构筑物的新建、改建、扩建、装修、拆除、修缮等,以及与工程建设有关的货物和服务;

2.通用办公设备:包括台式计算机、便携式计算机、打印机、多功能一体机、复印机、扫描仪、投影仪、空调机、电脑液晶显示器;

3. 通用办公桌椅、文件柜、沙发等;

4.其他不符合学校财务报销规定的采购项目。

第十四条 定点协议采购:指常用实验实训耗材、办公用品耗材、设备备品配件、水暖五金材料、卫生保洁用具、批量门诊药品等小金额多批次需在学校通过招标或以协议确认定点供应商的采购活动。

第四章  采购工作程序

第十五条  采购一般工作程序:申购部门市场调研、编制采购需求—业务主管部门组织需求论证—申购部门办理采购审批—总务处实施采购

(一)申购部门市场调研、编制采购需求

1.申购部门组建采购项目组负责前期市场调研,单笔金额在10000元以上的资产采购,填写《昆山登云科技职业学院资产采购申请表》,明确原有同类资产情况、使用效率、新增资产使用规划,经业务主管部门、分管校领导批准,进行E化请购作业。

2.申购部门在充分进行市场调研基础上,科学合理的编报采购需求和采购预算。除单一来源设备外,申购部门必须提供2家(含)以上拟购设备参考制造商、品牌、型号、技术参数、价格的调研情况。

3. 采购需求应描述清楚、表述规范、含义明确、内容完整、合理合规,能够通过客观指标量化的应当量化。

(二)业务主管部门需求论证

1. 项目业务主管部门根据项目特点,结合预算编制、相关可行性论证和是否单一来源采购等采购需求进行论证。论证主要方式包括:公开征求意见、专家论证、第三方机构论证等。

2. 学校集中采购限额以上的项目均应进行需求论证(采购通用类产品或者需求标准统一的品目,无需进行论证)。预算5万元以上的采购由项目业务归口或经费编列部门组织论证。

3. 需求论证主要包括以下方面:

1)采购标的所要实现的功能或目标,以及政府等主管单位相关政策要求;

2)除因技术复杂或功能设定不能确定详细规格或具体要求的,应根据采购对象需实现的功能或目标,具体写明采购标的技术参数、质量标准、材质标准、安全标准、节能标准、服务标准等性能要求,其标准不应低于国家及行业相关标准;

3)采购标的的数量、采购项目交付或执行时间和地点以及售后服务要求;

4)采购标的的验收标准;

5)是否单一来源采购等其他需要论证的事项。

4. 根据项目具体情况,特别是采购需求较为复杂、性质特殊,师生关注度较高的项目,采购单位可重新组织论证小组进行再次论证。

5. 重大采购项目采购需求方案(含设计、建设方案)须校长办公会或党政联席会议通过后方可执行。

(三)总务处实施采购

申购部门完成采购报批、E化请购手续,并附送采购审批表、可行性论证报告等资料给总务处,由总务处按相关规定组织实施采购。

第十六条 采用公开招标或邀标方式的采购项目,由申购部门提供采购报批材料、采购需求论证以及采购标的详细技术参数,总务处根据技术参数编制招投标文本,委托招投标中心实施招投标作业确定厂商,实施具体采购。具体要求详见《昆山登云科技职业学院招投标管理规定》流程。

第十七条 采用单一来源采购按下列程序进行:

(一)单一性专项论证。申购部门需提供单一性专项论证报告,经分管校领导、采购主管部门校领导同意。

(二)组织商务谈判。总务处组织谈判小组,确认所购物资或服务的价格、配置、技术参数、售后服务承诺等条款内容。

第十八条 采购项目在实施过程中,因业务主管单位经费落实或申购单位发展规划须进行采购数量、产品等变更的,已经采购的,采购单位应先行做结案处理。未经采购的,申购单位、业务主管单位须重新进行补充报告或论证,经领导核准后实施采购。

第五章 采购合同

第十九条  非招投标采购,总务处拟定与供应商的采购合同,组织申购单位、主管单位参与合同条款洽商与审定;招投标采购合同,根据招投标管理办法执行。

第二十条 对外合同签章,严格执行学校用印管理规定,重大经济合同须经学校法务审核,E化申请用印。

第二十一条 申购部门应参与中标供应商合同制定、施工过程,监督验收,及时进行技术沟通。

第二十二条 中标供应商应当按照合同约定履行义务,完成中标项目。中标供应商不得向他人转让项目,也不得将项目分解后分别向他人转让。

第二十三条 合同签订之后,总务处在一定范围内对采购项目和中标厂商进行信息公示。

第六章 履约验收及资产入账

第二十四条 申购部门是履约验收的责任主体,履约验收采取由申购部门在项目完成,具备达到验收条件,总务处组织申购单位、业务主管单位、财务部门,以及合作厂商进行验收。重大、技术复杂的项目,可邀请行业专业人士、技术检测机构参加验收工作。

第二十五条  10万元以下项目采购验收由采购单位组织申购部门共同验收,10万元以上采购项目,应由3人以上组成验收小组,小组成员组成原则上申购部门不得超过2人,其他验收成员应从财务部门、业务主管部门和校内相关职能部门中产生。重大项目或有质疑投诉举报的采购项目应当邀请校外专家或未成交供应商组成验收小组,进行验收。

第二十六条  验收小组应按照招投标文件、封存样品、采购合同内容逐项进行核对、验收,并作好验收记录。验收报告由供需双方共同签署。

第二十七条  验收不合格的项目应及时处理。供应商在履约过程中有违法违规情形的,依据合同约定和相关法律法规处理。

第二十八条  采购合同、验收报告、原始购货发票等共同构成请购或核销的必备凭证。固定资产入账须明确保管人、存放地,信息录入资产管理系统。

第二十九条  没有办理验收和入账的资产,财务处不予报账。

第七章 采购档案及供应商库管理

第三十条 学校采购项目的资料档案应当包括从立项到验收的各个环节的全部资料。采购单位负责经手采购档案资料的收集、整理、归档,重要采购合同等依据学校档案管理规定归档保存,一般不少于30年。

第三十一条 设备采购项目应建立技术档案,内容包括使用说明书、合格证、质保书、物件清单、技术资料等文件材料。技术档案由申购部门收集整理并负责保管。专业设备的技术档案向总务处报备。

第三十二条 学校建立择优建立供应商库。采用邀请招标询价议价等方式的采购项目,可从供应商库中随机抽取,视为合格供应商(有特殊要求的采购项目除外)。对采购过程中,出现违反合同拒不履约,重大过失、违规行为拒不整改,中标项目进行转分包,擅自降低货物质量等次和售后服务,货物、工程或者服务存在严重质量问题的,捏造事实、提供虚假材料等违背诚信原则的供应商,予以处罚,情节严重的,列入黑名单,三年内不得参与学校采购合作。

第八章 稽核与处罚

第三十三条 财务处要不定期对采购项目立案、经费使用、采购作业流程、合同协议、项目验收等工作环节进行稽核。

第三十四条 参与学校采购工作的相关部门和工作人员应严格遵守国家的法律法规和学校的规章制度。

第三十五条 参与学校采购工作的相关人员在采购活动中,有违纪违法行为的,经相关部门调查认定后按相关规定予以处理。构成犯罪的,移交司法机关处理。

第九章

第三十六条 本办法由学校总务处负责解释。

第三十七条 本办法自发布之日起实施。原《昆山登云科技职业学院采购管理规定》(院[2016]20号)所规定的采购流程和E化要求与现行制度一致的,延续执行。

第三十八条 附件

附件1:昆山登云科技职业学院校园采购流程图

附件2:昆山登云科技职业学院资产采购申请表

    附件3:昆山登云科技职业学院委托采购申请表

社交媒体

学校地址:江苏省昆山市马鞍山西路1058号邮编:215300学院总机:0512-57800788
版权所有:昆山登云科技职业学院 站长统计 © 2012 网站备案号: 苏ICP备05075434号